20091112 :: 지메일 사용 안내서 2

안녕하세요 오늘은 지메일 사용 안내서 그 두 번째 시간입니다. 왠지 지난 글에서 지메일을 업무에 사용하는 것보다는 지메일 기능 자랑만 한 거 같아서 오늘은 조금 더 디테일하게 지난 글에서 간과한 내용을 중심으로 ‘친절한’ 안내서로서의 이야기를 풀어볼까 합니다. 물론 내용은 계속 추가할 예정입니다. 혹시 지메일을 사용하는데 어려움이 있거나 하시면 댓글을 남겨 주세요.

이름 지정하기

지메일에서 보내는 사람의 이름은 보통 구글 계정의 이름 혹은,  지메일을 가입할 때 사용한 이름을 사용하게 됩니다. 지메일 가입 자체를 실명으로 했다면 업무 메일로 쓰는데 문제가 없을지도 모르지만, 대부분은 그렇지 않을 것으로 예상됩니다. 영어 이름을 갖고 있다면 그 이름을 쓰고 있을 확률도 있겠군요. 보통 업무 메일로 쓴다면 자신의 실명을 쓰는 것이 대부분이겠죠. 물론 외부로 노출되는 메일주소나 회신을 받기 위한 주소도 회사 메일 계정인 편이 유리합니다. 제 경우에는 주고 받는 메일을 대부분을 지메일을 사용하고 있지만, 회신의 경우에는 반드시 회사 메일로 받고 있습니다. 저희 회사 메일은 IMAP는 지원하지 않지만, 데스크톱에서는 지속적으로 POP로 메일을 다운로드 받아서 모든 메일을 보관하는 용도로는 사용하고 있거든요.

계정에 대하 설정을 위해서는 우측 상단의 ‘Settings'(환경설정)을 클릭하여 환경 설정 화면으로 진입합니다. Accounts and Import 탭에서 보내는 계정을 지정하는 란이 있습니다. 하단에는 계정을 추가할 수 있는 버튼도 있군요. 회사에서 사용할 계정을 추가한 다음, 우측에 보이는 ‘make default’ 링크를 누르면 보낼 때 지메일 계정이 아닌 추가한 회사 메일 계정으로 보낸 것처럼 보입니다. (일부 메일 클라이언트에서는 회사 메일 계정의 메일을 지메일이 대신 보내주는 것으로 표기되는 경우도 있습니다.)

회사 메일 계정으로 받은 메일 가져오기

이렇게 하여 회사 메일 계정으로 누군가 업무 관련 메일을 보낸다면, 이를 지메일에서 확인하는 방법도 있어야겠습니다. 우리가 아웃룩 등의 전자우편 클라이언트를 사용하여 회사 메일 서버의 메일을 PC로 다운로드 받아 확인하는 것과 마찬가지로, 지메일 서버가 회사의 메일 서버로 접근하여 메일을 가져올 수도 있습니다. 이 것은 원격지에서 메일 클라이언트를 사용하여 메일을 확인하는 것과 완전히 동일한 방식이라 볼 수 있지요.

환경 설정의 계정 정보에서 [Add POP3 email account] 버튼을 클릭하면 POP를 통해 메일을 가져올 계정을 선택할 수 있습니다.

메일 주소를 입력하고 Next Step을 클릭하여 다음 단계로 진행하면 메일 계정 정보를 입력하는 페이지가 표시됩니다.

회사 메일 계정의 로그인 정보를 입력합니다. 위 스크린샷에서 붉게 박스를 그려놓은 부분은 지메일에서 회사 메일 서버의 새 메시지를 받아오더라도, 사본을 서버에 남겨 아웃룩 등에서도 메일을 확인/보관할 수 있게 하겠다는 의미 입니다. 기왕이면, 아웃룩의 서버 옵션 정보에서도 “복사본을 메일 서버에 남김”란에 체크하여 한쪽에서 먼저 메시지를 다운로드 받고서는 다른 쪽에서 메일을 확인할 수 없게되는 불상사를 방지하는 것이 좋습니다.  그렇다고 해서 계속해서 사본을 서버에 남겨두게 되면 메일 서버 용량이 문제가 되겠지요. 그래서 아웃룩 쪽에서는 일주일 가량의 시간이 지나면 서버에서 메시지가 삭제하는 옵션을 사용하여 메일 서버의 용량에 여유를 남길 수 있도록 설정하는 것이 좋습니다.

서명 추가 하기

업무 메일을 보낼 때 또 하나 신경을 써야하는 부분이 있다면 바로 서명을 추가하는 것이지요.  이 부분은 일부 이메일 클라이언트에서는 HTML 및 이미지를 지원하는 부분이 있습니다만, 현재로서는 텍스트만 지원하고 있습니다. (많은 메일 클라이언트들은 서명에 포함되는 이미지들을 보안상의 이유로 표시하지 않는 것이 최근의 추세입니다.) 서명은 별도의 텍스트 편집기에서 작성하여, 설정 > 일반(General)의 Signature에서 저장하면 됩니다.

— 계속 추가 중 —